每一届乒乓球世界杯都有着严格的时间安排和精心挑选的举办地点，这种紧凑而有序的赛程既考验运动员的竞技状态，也体现了举办城市的接待和组织能力。一般来说，世界杯通常在为期四到六天的时间内完成全部比赛，赛前一天或当日会安排选手新闻发布会及短暂训练，随后进入分组赛或小组循环赛，随后是淘汰赛直至决出冠亚军。比赛日程常把观众喜闻乐见的决赛安排在最后一个晚上，同时配合开闭幕式和城市文化展示，让赛事成为体育与文化交融的盛会。
举办地点多为可容纳数千观众的室内综合体育馆或专业乒乓球馆，这类场馆须具备良好的照明、恒定的温湿度控制及观众视线设计，以保障比赛公平性与观赏效果。主办城市通常会选在交通便利、配套完善的大中型城市，赛场周边配备训练馆、媒体中心、选手休息区和医疗保障点，志愿者与安保统一协调，确保赛事顺利进行。与此同时，城市会借助赛事打造市区的宣传节点，例如在赛场外设立球迷互动区、商品专区和文化展览，让来访者在观看比赛之余深度体验当地风情。
时间安排上，赛事日常从上午开始，上午或午后进行资格赛与分组赛，傍晚至夜间则安排四分之一决赛、半决赛与决赛，便于电视直播与观众入场。为保证运动员竞技状态，赛程中通常会设有合理的休息间隔与赛前热身时间，若遇到比赛延长或不可抗力因素，组委会也会即时调整顺序与时间。整体而言，乒乓球世界杯在时间与地点的规划上既注重竞技公平与运动员体验，也兼顾观众观赛感受与城市展示效果，呈现出一场紧张刺激且富有文化氛围的国际体育盛宴。